個人情報保護方針

日本フォーシーエス株式会社(以下、“当社”)は、ソフトウェア開発事業及びＩＴサービス関連事業を通じて高度ＩＴ社会に貢献することを企業理念とし、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識して本人の権利を保護し、個人情報に関する法令等を遵守致します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しつつ、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言致します。
本個人情報保護方針は、当社の業務及び当社へのお問合せや当社の各種サービスの提供過程で取得した個人を識別できる全ての情報に対して適用されます。

＜個人情報の適切な取得·利用及び提供について＞

当社はソフトウェア開発業務、その他のＩＴサービス関連業務、並びに従業者等の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、適切な取得·利用及び提供を行い、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行いません。また、そのための措置を講じます。

＜個人情報の取扱いに関する法令、指針、規範の遵守について＞

当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

＜個人情報の安全対策について＞

当社は、全ての個人情報を尊重し、これを極秘(Confidential)として取り扱って管理します。当社は個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく、事業の実情を踏まえた経営資源を投入し、個人情報の保護対策を継続的に向上させていきます。また、万一の際には速やかに安全対策の是正措置を講じます。

＜個人情報の取扱いに関する苦情及び相談について＞

当社は個人情報の取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に対応いたします。

＜個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について＞

個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化と実情を踏まえて適時·適切に見直し、継続的に改善をはかります。

当社の個人情報保護方針についてのお問合せは、以下の相談窓口までお寄せください。
〒100-6005 東京都千代田区霞が関3-2-5霞が関ビル5階
日本フォーシーエス株式会社
個人情報に関するお問合せ窓口担当
電話番号:03-5251-8205 メールアドレス:forcsjapan@forcs.com
窓口受付時間:10:00~17:00(土日祝日を除く月曜日~金曜日)

1. 事業者の名称

日本フォーシーエス株式会社

2. 管理者の職名、所属及び連絡先

• 管理者 : 個人情報保護管理者
• 所属部署 : DXソリューション事業部
• 連絡先 : 電話 03-5251-8205

3. 個人情報の利用目的

4. eformsignサービスにおける個人情報の取得

1. (1)当社は、お客様にeformsignサービスを提供するにあたってサービス利用に必要なメールアドレス、電話番号、パスワード、ログインID、氏名、会社の電話番号、役職、部署、会社名、職業等の個人情報を取得します。またアクセスログ、IPアドレス等、クッキーにより自動で収集されるコンピュータハードウェア及びソフトウェアに関する情報も収集します。
2. (2)当社は、当サービスのお客様の個人情報が必要になった場合、お客様が自発的に個人情報を提供することができるようにお客様に個人情報の提供を要請します。
3. (3)当社は、次の場合において個人情報を提供していただきます。
   1. ①当社の運営するインターネットサイト又は相談掲示板を通じてお客様が直接個人データを提供する場合
   2. ②電話·ファックス等の媒体を通じて本人及び代理人であることを確認する場合
   3. ③お客様が景品イベントに応募する等、直接個人データを提供する場合
   4. ④お客様のサービス利用過程で必要となる場合
   5. ⑤適法な手続によって第三者から利用者情報の提供を受ける場合
4. (4)当サービスのお客様は、個人情報を当社に提供するか否かについていつでも選択することができます。ただし、サービス提供に必須の個人情報が不足している場合、eformsignサービスの利用に制限が生じる場合があります。

5. 要配慮個人情報の取得

当社は、ご本人の事前の承諾なく人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴等に関する要配慮個人情報を取得いたしません。

6. 個人情報の第三者提供

当社は、お客様等(注2)の個人情報を第三者に販売、貸与、リースいたしません。ただし以下に該当する場合、お客様等の個人情報を第三者へ提供することがありますが、以下の場合を除き、第三者への提供は行いません。

1. (1)パートナー(注3)等の第三者に提供する場合 当社は、お客様等の要請によるeformsignサービスの提供の際、以下の場合、お客様等同意の下でパートナー(注3)等の第三者(外国にいる第三者を含みます)に以下の利用目的の実現に必要な最低限の範囲に限って個人情報を提供します。
   1. ①サービス提供のため(グーグル、アマゾン等、クラウドサービス業者を含みます)
   2. ②サービス等の品質向上のため
   3. ③新しいサービスの検討のため
2. (2)法令に基づく場合
3. (3)ご本人様の同意がある場合
4. (4)人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難である場合
5. (5)公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難である場合
6. (6)>国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
7. (7)>当社が利用目的を達成するために必要な範囲内において、お客様等から提供された情報の取り扱いの全部または一部を委託する場合

(注2) お客様等とは、当社のお客様、委託先、採用応募者及び従業員を指します。

(注3) パートナーとは、サービス提供のための関連会社、広告主、その他の提携業者を意味します。

7. 個人情報取扱いの委託

当社は事業運営上、業務をより適切かつ効果的に遂行するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、お客様等の個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約書等によって個人情報の適正管理·機密保持など、お客様等の個人情報の漏洩や不適切な利用の防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

8. 個人情報を提供されることの任意性について

お客様等が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様等の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

9. ご本人が容易に認識できない方法により取得する場合について

クッキー(Cookies)は、お客様等が当社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためのものであり、お客様等のプライバシーを侵害するものではなく、またお客様等のコンピューターへ悪影響を及ぼすこともありません。
また当社のサイトでは個人情報を入力していただく部分にはすべてSSL(Secure Sockets Layer)のデータ暗号化システムを利用しております。さらに、サイト内における情報の保護にもファイアーウォールを設置するなどの方策を採っております。ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありませんのであらかじめご了承ください。

10. 認定個人情報保護団体について

当社が加入する認定個人情報保護団体はありません。

11. 個人情報の開示等の請求

お客様等は、当社に対してご自身の個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正·追加·削除、利用の停止または消去、第三者への提供の停止)に関して、当社「個人情報に関するお問合せ窓口」に申し出ることができます。その際、当社はお客様等ご本人を確認させていただいたうえで、合理的な期間内に対応いたします。開示等のお申し出の詳細につきましては、「個人情報保護方針」の「Ⅱ　開示対象個人情報の請求手続きのご案内」をご覧くだい。

12. 個人情報の適正管理及び安全管理

1. (1)当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で個人データを正確かつ最新の内容で保持し、利用する必要がなくなったときは当該個人データを遅滞なく消去するよう努めます。
2. (2)当社は、取得した全ての個人情報を機密として管理し、許可されていないアクセス又は意図されていないアクセスから保護されるように可能な全ての技術的・管理的・物理的措置を取ります。
3. (3)当社は個人情報の漏洩、滅失、毀損を防止するために必要かつ適切な安全管理措置を以下のように実施しています。

   1. ①組織的安全管理措置

      • 個人情報の取扱い規則の制定と遵守
      • 漏えい等の事案に対応する体制の整備

   2. ②人的安全管理措置

      • 従業者の教育、誓約書の取得

   3. ③物理的安全管理措置

      • 外部者のオフィスへの不正侵入防止対策の実施
      • 機器、電子媒体、紙文書の盗難·紛失防止対策の実施

   4. ④技術的安全管理措置

      • 情報システム及びクラウドサービスへのアクセス制御
      • アクセス者の識別と認証

13. 個人情報に関するお問合せ·苦情·相談

1. 「開示等の請求」申出先

「開示等の請求」は、「個人情報開示等請求書」にご請求の内容を記載の上、必要書類と手数料(利用目的の通知、開示の場合のみ)を、「個人情報に関するお問合せ窓口」宛、郵送によりお願い申し上げます。

2. 「開示等の請求」に際してご提出いただく書類

3.「開示等の請求」の手数料

利用目的の通知又は開示の請求の場合にのみ、1回のご請求につき、手数料(当社からの郵送費を含む)を申し受けます。1,000円分の郵便定額小為替を請求書類の郵送時に同封してください。

4. 「開示等の請求」に関する書類等の郵送先

5. 「開示等の請求」に対するご回答方法

原則として、請求書記載のご本人様住所宛に書面（封書郵送）にてご回答申し上げます。

◇「開示等の請求」にともない取得した個人情報は、開示等の請求への対応に必要な範囲に限り取り扱います。